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Verhaltensgrundsätze im Geschäftsverkehr

Stand: Sept. 2019

"Geschäfte werden zwischen Menschen gemacht."

Dieser Leitspruch bestimmt unser Handeln seit Generationen. Darin kommt die besondere Wertschätzung gegenüber unseren Geschäftspartnern und der faire Umgang miteinander zum Ausdruck. Dieses Geschäftsprinzip basiert auf Verlässlichkeit, Respekt und Integrität.

Die DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH genießt bei seinen Geschäftspartnern ein hohes Ansehen, nicht allein für seine Produkte oder wirtschaftlichen Erfolge, sondern vor allem, weil man uns vertraut. Dieses Vertrauen bildet auch in Zukunft die Grundlage für unseren Erfolg; es zu bewahren, ist unsere Verpflichtung.

Jeder DEFOTEC-Mitarbeiter prägt durch sein berufliches und sogar sein privates Handeln das Bild von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH. Durch unüberlegtes und regelwidriges Verhalten nur eines einzelnen Mitarbeiters kann das Vertrauen nachhaltig gestört und der Ruf der gesamten Unternehmensgruppe beschädigt werden.

Die Wahrung der Rechtschaffenheit aller DEFOTEC-Mitarbeiter, die Verankerung unseres Wertekanons sowie der Schutz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ist das Ziel der nachfolgend skizzierten Verhaltensgrundsätze der DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH.

Verstöße gegen geltendes Recht oder ethische Grundsätze unterliegen heute mehr denn je harten Strafen und können für DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH weitreichende Auswirkungen haben:

•       Geldstrafen, Bußgelder;
•       Schadensersatzforderungen;
•       Imageschaden;
•       Abbruch von Geschäftsbeziehungen;
•       Ausschluss von Aufträgen;
•       Erpressung u.a.m.

Mit den DEFOTEC Verhaltensgrundsätzen soll sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter unser Werteverständnis, die relevanten Rechtsnormen, Vorschriften und internen Richtlinien kennen und befolgen. Damit werden Leitplanken definiert, innerhalb derer wir unsere Geschäfte seriös und verlässlich betreiben. Ein eventuelles Durchbrechen dieser Leitplanken durch einen Vertragspartner oder Konkurrenten rechtfertigt in keinem Fall ein eigenes Abweichen von diesen Geschäftsprinzipien.

Darüber hinaus verstehen sich die Grundsätze als Ratgeber. In Zweifelsfällen sollen sie Anlass geben, sein eigenes Handeln zu hinterfragen und ggf. zusätzlichen Rat einzuholen. Lieber einmal mehr nachfragen, als ein unkalkulierbares Risiko billigend in Kauf zu nehmen!

Die Beherzigung der Verhaltensgrundsätze ist Aufgabe und Verantwortung jedes einzelnen DEFOTEC-Mitarbeiters. Die Führungskräfte sind in besonderem Maße gefordert: einerseits als Vorbild, andererseits als Verantwortliche für die konsequente Umsetzung der DEFOTEC-Verhaltensgrundsätze in ihren jeweiligen Unternehmen und als erste Ansprechpartner für die Mitarbeiter.

Nachhaltiger Unternehmenserfolg ist nicht selbstverständlich. Er resultiert nicht allein aus wettbewerbsfähigen Produkten oder effizienten Prozessen, sondern er hängt ganz wesentlich von den Menschen ab, die den Erfolg schaffen. Umso mehr gilt daher: "Geschäfte werden zwischen Menschen gemacht - fair und respektvoll"

Krefeld, den 31. Juli 2019
DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH

Geschäftsleitung

Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct)

  1. Unternehmensleitsätze
  2. Bestechung
  3. Gewährung von Vorteilen
  4. Umgang mit Dritten
  5. Annahme von Geschenken und Einladungen
  6. Interessenkonflikte
  7. Schutz von Betriebs- & Geschäftsgeheimnissen, gewerblichen Schutzrechten und Daten
  8. Zahlungen an Berater, Gutachter oder andere Personen
  9. Kartell-/Wettbewerbsrecht
  10. Außenhandelsrecht
  11. Umweltrecht
  12. HAS - Halal Assurance System
  13. Koscher Zertifizierung
  14. Keine Diskriminierung
  15. Ordnungsgemäße Aktenführung und Finanzberichterstattung
  16. Hilfestellung
  17. Umsetzung

1. Unternehmensleitsätze

Die nachfolgenden Unternehmensleitsätze beschreiben das gewünschte ethisch korrekte Verhalten bei allen geschäftlichen Anlässen im Einklang mit geltendem Recht und relevanten internen Richtlinien. Alle DEFOTEC-Mitarbeiter tragen die Verantwortung für die Einhaltung der Unternehmensleitsätze.

DEFOTEC verpflichtet sich, seinen Mitarbeitern die nötigen Informationen zur Verfügung zu stellen, sie entsprechend fortzubilden und zu unterstützen und sie so in die Lage zu versetzen, diese Leitlinien einzuhalten.

2. Bestechung

Definition: Bestechung stellt eine Form von Korruption dar und kann gegenüber Entscheidungsträgern in Behörden oder der Privatwirtschaft begangen werden. Bestechung zielt auf die Herbeiführung einer unrechtmäßigen (Amts-)Handlung ab (z. B. auf die Erteilung einer Genehmigung auf die kein Anspruch besteht).

Standpunkt DEFOTEC: DEFOTEC lehnt jede Art von Bestechung ab! Bestechung untergräbt das Ansehen und die Unternehmensintegrität von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH. Sie stellt eine Straftat dar und könnte ggf. zu einem Schadensersatzprozess gegen den DEFOTEC-Mitarbeiter oder das entsprechende Unternehmen führen.

Zahlungen von DEFOTEC an behördliche Vertreter: Es dürfen weder direkt noch indirekt über Dritte Geld- oder Sachwerte an Personen übergeben werden, die ein öffentliches Amt bekleiden oder über politischen Einfluss verfügen! Dasselbe gilt auch für Einrichtungen, an denen diese Personen bekanntermaßen ein starkes Interesse haben. Ausnahme bilden nur Situationen, die in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen stehen. Dieses Verbot trifft in gleichem Umfang auf den Einsatz privater Geld- oder Sachmittel zu und auch auf jegliche Beteiligung an direkten oder indirekten Zahlungen, die zum Beispiel, aber nicht nur, durch Berater, Gutachter, Lieferanten oder andere Dritte getätigt werden.

3. Gewährung von Vorteilen

Definition: Erlangung eines Vorteils insbesondere von behördlichen Vertretern durch die Herbeiführung einer rechtmäßigen (Amts-) Handlung (z.B. Beschleunigung eines Genehmigungsverfahrens). Aus der Gewährung des Vorteils darf der gewährenden Person kein im Widerspruch zu geltenden Gesetzen stehender Vorteil erwachsen.

Standpunkt DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH: Die Gewährung eines Vorteils an eine Person, die ein öffentliches Amt bekleidet, ist nur in wenigen Ausnahmen und engen Grenzen möglich: der Vorteil ist im Rahmen der geltenden nationalen Gesetze nicht verboten; er ist angemessen und richtet sich nach den üblichen örtlichen Gepflogenheiten; er wird korrekt verbucht und die Zahlung erfolgte in dem Land, in dem die Leistungen erbracht werden.

Einschätzung nationaler Gesetze: Einige nationale Gesetze verbieten strikt die Vergabe und die Annahme von Vorteilen an bzw. durch Personen, die öffentliche Ämter bekleiden. 
Andererseits ist es in manchen Regionen der Welt üblich, sich erkenntlich zu zeigen und bestimmte Leistungen mit einem Trinkgeld zu honorieren. Während die Zahlung von Bestechungsgeldern verboten ist, können solche Zahlungen unter der Voraussetzung zulässig sein, dass sie in bescheidenem und angemessenem Umfang erfolgen.

4. Umgang mit Dritten

Grundsätze: DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH strebt langfristige partnerschaftliche Beziehungen zu seinen Geschäftspartnern an. Für alle Geschäftsvorgänge von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH, an denen Dritte beteiligt sind, gelten daher die Grundsätze von Qualität, Leistung, Angemessenheit und wettbewerbsüblichen Preisen.

Weder DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH noch ein Vertreter dürfen Geschäftspartnern oder ihren Vertretern direkt oder indirekt irgendeine Form gesetzeswidriger Preisnachlässe oder andere unzulässige Zahlungen, Geschenke oder Gefälligkeiten anbieten oder gewähren oder solche von diesen erbitten.

Umgang mit Kunden und Lieferanten: Gegenüber unseren Kunden und Lieferanten gelten folgende besondere Grundsätze:

  • Die Gewährung von Geschenken ist ausschließlich im Rahmen der jeweils geltenden Gesetze und geschäftlichen Gepflogenheiten gestattet. Sie dürfen den Empfänger nicht in eine missliche Situation bringen, indem er beispielsweise gegen Compliance-Richtlinien seines eigenen Hauses verstößt. Hilfreich könnte dabei stets die Frage sein: "Wie würde der Vorgesetzte des Empfängers oder ein Wettbewerber reagieren, wenn er von der Zuwendung Kenntnis erlangt?" Werbegeschenke von DS sind von dieser Regelung selbstverständlich nicht berührt.

  • Die Bewirtung von Kunden oder Lieferanten hat in Übereinstimmung mit den üblichen geschäftlichen Gepflogenheiten zu erfolgen und nur dann, wenn sie nicht im Widerspruch zu den hier aufgeführten Regelungen steht. Der Ort, die Art der Bewirtung und der aufgewendete Betrag müssen sinnvoll und angemessen sein und gemäß den DEFOTEC-Vorgaben für Spesenabrechnungen dokumentiert werden.

5. Annahme von Geschenken und Einladungen

Mitarbeiter dürfen keine Geschenke, Einladungen oder andere persönliche Vorteile, gleich welcher Art, von Dritten, die aktuell oder potenziell in Verbindung mit DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH stehen, erbitten.
Geschenke: Mitarbeiter dürfen Geschenke annehmen, wenn sie diese nicht erbeten haben und die folgenden Voraussetzungen eingehalten werden:

  • Die nicht erbetenen Geschenke werden im Rahmen der üblichen Höflichkeitsregeln übergeben und sind Bestandteil der gängigen Geschäftspraktiken.
  • Der Wert des Geschenks lässt keine Erwartungen in Bezug auf irgendeine Verpflichtung des Empfängers aufkommen.

Bewirtungen: Mitarbeiter dürfen unter Einhaltung der folgenden Voraussetzungen Bewirtungseinladungen annehmen:

  • Die Bewirtungseinladungen erfolgen unregelmäßig und im Rahmen der üblichen Geschäftsabläufe.
  • Die Aufwendungen sind in angemessener Höhe und die Veranstaltung findet in einem Umfeld statt, das im Hinblick auf die DEFOTEC-Mitarbeiter und den geschäftlichen Anlass sinnvoll und angemessen ist.

6. Interessenkonflikte

Zu meiden sind Situationen, die zu einem Konflikt zwischen dem persönlichen Interesse und den Interessen von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH führen können!
Ein besonderer Interessenskonflikt besteht, wenn ein DEFOTEC-Mitarbeiter seine Position für eine persönliche Vorteilserlangung ausnutzt oder wenn die privaten Interessen des Mitarbeiters im Widerspruch zu denen von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH stehen und zu Loyalitätskonflikten führen.

Kommt es zu einem Interessenskonflikt zwischen den Privatinteressen und den Interessen von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH, so hat der betroffene Mitarbeiter unverzüglich seinen Vorgesetzten zu informieren, damit eine angemessene Lösung gefunden werden kann.

7. Schutz von Betriebs- & Geschäftsgeheimnissen, Gewerblichen Schutzrechten und Daten

DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH-eigene sowie fremde Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (darunter fallen insbesondere: 

Rezepturen, Formeln etc., also alle Umstände, die nicht offenkundig sind) dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder öffentlich gemacht werden. Ebenso sind DEFOTEC-eigene oder fremde gewerbliche Schutzrechte (darunter fallen insbesondere: Patente und Marken) zu respektieren.

Zum Thema Datenschutz wird auf die entsprechende DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH -Richtlinie und die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen verwiesen.

8. Zahlungen an Berater, Gutachter oder andere Personen

Wenn Berater, Gutachter, Fachleute oder andere Personen DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH ihre Dienste anbieten, sind generell folgende Grundsätze zu beachten:

  • Jede Vereinbarung muss sich im Rahmen der jeweils geltenden Gesetze bewegen.
  • In allen Vereinbarungen müssen die entsprechenden Rollen und Verantwortungsbereiche und insbesondere die Honorargrundlage eindeutig festgelegt werden.
  • Die Höhe des Honorars muss im Rahmen der üblichen Honorare für derartige Tätigkeiten liegen.
  • Zahlungen an unternehmensexterne Personen müssen in dem Land erfolgen, in dem die vereinbarten Leistungen erbracht werden, es sei denn, dies ist aus wichtigen Gründen nicht möglich.
  • Vereinbarungen (Aufträge, Verträge etc.) sind durch mindestens zwei vertretungsberechtigte Personen von DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH zu unterzeichnen (4-Augen-Prinzip).
  • Alle Vereinbarungen müssen in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie noch aktuell und den Aktivitäten angemessen sind.

9. Kartell-Wettbewerbsrecht

DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH bekennt sich zum fairen Wettbewerb; rechtswidrige Absprachen und Vereinbarungen, gleich welcher Art, werden nicht toleriert.

10. Außenhandelsrecht

DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH respektiert alle nationalen und internationalen Zollgesetzte sowie Außenhandels-, Antiterror- und Embargobestimmungen.

11. Umweltrecht

DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH ist sich seiner Verantwortung für den Schutz der Umwelt sowie der Gesundheit und Sicherheit der Menschen bewusst und agiert unter dieser Prämisse.

12. HAS – Halal Assurance System

DEFOTEC verpflichtet sich schriftlich zur Produktion von Halal Produkten. Die hierfür erforderlichen Maßnahmen und Anforderungen wurden festgelegt. Die Umsetzung und Aufrechterhaltung werden durch die HALAL CONTROL (als externe Zertifizierungsstelle) garantiert.

HAS Anforderungen im Produktionsprozess:

  • Der Freigabeprozess von neuen Rohstoffen muss sicherstellen, dass alle Materialien, die bei zertifizierten Produkten eingesetzt werden, von HALAL CONTROL geprüft und freigegeben wurden.
  • Sicherstellen, dass alle Materialen, welche in der Produktformulierung / Produktrezeptur genannt sind, von HALAL CONTROL genehmigt wurden.
  • Das Einkaufsverfahren muss sicherstellen, dass jedes gekaufte Material, welches für zertifizierte Produkte genutzt wird, von HALAL CONTROL genehmigt wurde.
  • Produkte enthalten Fertigprodukte und Zwischenprodukte.
  • Der Name des Produktes darf keine Anspielung auf eine islamrechtlich unangemessene Praktik oder ein Haram-Produkt sein.
  • Das sensorische Profil der Geschmacksrichtung darf kein Haram Material imitieren.
  • Halal Produkte müssen als solche gekennzeichnet sein, um sich von nicht Halal Produkten zu unterscheiden.
  • Das Unternehmen muss schriftliche Verfahren zur Beschreibung von kritischen Aktivitäten besitzen.

Produkte, die HAS-Kriterien nicht erfüllen, dürfen nicht an Kunden/Verbraucher verkauft werden, die Halal-Produkte anfordern. Produkte, die nicht die Kriterien erfüllen und bereits verkauft wurden, müssen zurückgerufen werden. Aufzeichnungen für die Handhabung von nicht Halal-konformen Produkten und Produktionen müssen erstellt und gepflegt werden. DEFOTEC besitzt ein schriftliches Verfahren zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit von zertifizierten Produkten.

Im Rahmen des internen Audits werden sämtliche Aspekte/Kriterien des HAS und deren Umsetzung auditiert. Entsprechende Korrekturmaßnahmen müssen innerhalb einer Frist korrigiert werden. Außerdem wird sichergestellt, dass die entsprechenden Ursachenanalysen durchgeführt werden, um ein erneutes Auftreten zu verhindern. Nach der Durchführung des internen Audits, wird der Auditbericht bei HALAL CONTROL vorgelegt.

13. Koscher Zertifizierung

Die jüdischen Speisegesetze (Kaschrut) sind traditionelle religionsgesetzliche Vorschriften für die Zubereitung und den Genuss von Speisen und Getränken, basierend auf den Speisegeboten der Tora. Nach diesen Vorschriften werden Lebensmittel in solche eingeteilt, die für den Verzehr erlaubt („koscher“) und Lebensmittel, die für den Verzehr nicht erlaubt („nicht-koscher“ oder „treife“) sind.

DEFOTEC stellt einige koschere Produkte her und übernimmt mit der entsprechenden Zertifizierung Verantwortung gegenüber der Kaschrut.

DEFOTEC hat dabei als Antragsteller eines Koscher Zertifikats eine Dokumentation vorzulegen, die folgende Punkte absolut vollständig und detailliert beinhalten muss:

  • Alle Inhaltsstoffe des Produktes, inklusive Konservierungsmittel, Trennmittel, Stabilisatoren und aller sonstiger Bestandteile.
  • Die Herkunft dieser Inhaltstoffe.
  • Jeden einzelnen Schritt im Herstellungsverfahren
  • Jedes Reinigungs- oder Schmiermittel, das auf der Ausrüstung (Maschinen, Anlagen, Hilfsmittel) benutzt wurde.
  • Andere Produkte die mit dieser Ausrüstung ebenfalls produziert werden bzw. früher mit dieser Ausrüstung produziert wurden.

Im Produktionsprozess werden alle Inhaltsstoffe der Produkte analysiert. Falls die Produkte nicht koschere Zutaten beinhalten, werden vergleichbare Alternativen eingesetzt. Ein Koscher Kontrolleur untersucht das Werk und die benötigten Anlagen. Wenn alle Schritte im Produktionsprozess den koscheren Vorschriften entsprechen, erhält DEFOTEC ein Zertifikat beglaubigt von einem Rabbiner. Im Falle, dass die benötigten Anlagen vorher mit nicht koscheren Produkten benutzt wurden, muss die Anlage koscher sterilisiert werden. Um eine konstant gute koschere Qualität der Produkte zu gewährleisten, wird das Unternehmen regelmäßig von einem Kontrolleur besucht.

14. Keine Diskriminierung

Die DEFOTEC-Mitarbeiter sind das Fundament für den unternehmerischen Erfolg. Die Wertschätzung kommt in einem fairen, respektvollen und vertrauenswürdigen Umgang miteinander zum Ausdruck. Diskriminierung oder Belästigung werden nicht toleriert.

15. Ordnungsgemäße Aktenführung und Finanzberichterstattung

DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH dokumentiert im Rahmen eines internen Kontrollsystems alle Geschäftsprozesse angemessen und stellt die vollständige und korrekte Erfassung der rechnungslegungsrelevanten Informationen durch angemessene Kontrollen sicher.

16. Hilfestellung

Sollten Sie unsicher sein, ob Ihr Verhalten der DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH-Unternehmensintegrität entspricht, können ggf. folgende Fragen eine Orientierung bieten:

  • Kann ich mit gutem Gewissen meinem Vorgesetzten, meinen Kollegen, meiner Familie oder meinen Freunden von meinem Tun berichten?
  • Wäre es für DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH oder mich selbst vertretbar, wenn meine Entscheidung veröffentlicht wird?
  • Passt meine Entscheidung zu DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH?
  • Ist meine Entscheidung moralisch und rechtlich nicht zu beanstanden?

Können diese Fragen mit "Ja" beantwortet werden, sind Sie auf der sicheren Seite! Sollten Sie unsicher sein, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten.

17. Umsetzung

DEFOTEC Entschäumer Vertriebs-GmbH bietet seinen Mitarbeitern die Nutzung der erforderlichen Informationsquellen, sowie Beratung an, um Gesetzes- und Regelverstöße zu vermeiden.

Jeder Vorgesetzte muss seinen Bereich so organisieren, dass die Einhaltung der Regeln dieses Code of Conduct, der firmeninternen Regeln sowie der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet ist.

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, Verletzungen des Code of Conduct unverzüglich ihrem jeweiligen Vorgesetzten mitzuteilen.

Diese Richtlinie gilt für alle DEFOTEC Mitarbeiter; sie tritt ab sofort in Kraft.